Özlük dosyası nedir, nasıl hazırlanır? Özlük dosyasında olması gerekenler nelerdir?

İnsan kaynakları departmanlarının zamanını alan en önemli konuların başında özlük dosyası hazırlama ve saklama geliyor. Kurum ile aktif olarak çalışan personel arasındaki tüm ilişkinin ve iletişimin düzenlenmesinden, tüm işe alım süreçlerinin organize edilerek hayata geçirilmesinden ve faaliyette bulunduğu kuruma ihtiyaç duyulan insan kaynağının sağlanmasından insan kaynakları departmanı sorumludur. İnsan kaynakları biriminin sorumlu olduğu alanlar arasında personele ait her türlü belge, kayıt be bilginin elde edilip korunması da yer alır.

ÖZLÜK DOSYASI NEDİR?

İşe yeni başlayacak olan personelden işletmeler, bir yığın belge talep eder. Kurumdan kuruma bu belgeler birtakım farklılıklar gösterebilir. Personelin işe başlamasıyla beraber teslim edilen bu belgeler, personel ile ilgili tüm özel bilgileri kapsar ve devam eden çalışma süresi boyunca güncel şekilleriyle muhafaza edilmelidir. Personelin özlük dosyasını söz konusu belgelerin tamamı oluşturmaktadır. Özlük dosyası, herhangi bir firmanın her bir personeli için ayrı tutması gereken, içeriğinde personele ait her türlü bilginin bulunduğu çalışan kayıt dosyasıdır.

4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de personel özlük dosyası konusunda; işverenin, çalıştırdığı tüm personelleri için ayrı olacak şekilde bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiğini belirtir. Söz konusu özlük dosyasında işveren, çalışana ait kimlik bilgileri ile birlikte düzenlemekle yükümlü olduğu tüm kayıt ve resmi belgeleri muhafaza etmek ve ihtiyaç duyulması anında yetkili kişilere bu belgeleri göstermekle yükümlüdür. İşveren, çalışanın çıkarları için gizli kalması gereken bilgileri gizli tutmakla ve çalışan ait tüm bilgileri, yasal zemin ve dürüstlük kuralları çerçevesinde kullanmak ile yükümlüdür.

ÖZLÜK DOSYASI NASIL TUTULUR?

Şirketlerde personel görevleri ile uğraşan personelin tutması gereken personel dosyası kırtasiyede kolaylıkla bulunabilir. Öte yandan, iş hukukunda kişisel dosyaların belirli bir formatta hazırlanmasını gerektiren bir madde bulunmamaktadır. Bu nedenle personel kişisel verilerini içeren tüm belgeleri herhangi bir dosyada saklayabilirsiniz. Bu anlamda kişisel dosyaların nasıl tutulacağına kurum kendisi karar verebilmektedir.

Çalışanların özel bilgilerinin işveren tarafından hukuka uygun olarak kullanılması ve çalışan şikayetine yol açabilecek özel bilgilerin yetkisiz kişilere açıklanmaması önemlidir. Bu nedenle kişisel verilerin gizliliği ilkesi doğrultusunda kişisel dosyaların başkalarının göremeyeceği yerlerde saklanması önemlidir.

Hayatın her alanında dijitalleşmeye paralel olarak kendini gösteren özlük dosyaları da dijital ortamlara aktarılabilmektedir. Ancak herhangi bir denetim halinde, bu belgelerin matbu olarak ibraz edilmesi gerekir bu nedenle evrakların ıslak imzalı kopyalarının da saklanması gerekmektedir.

Öte yandan herhangi bir nedenle personel ile ilgili bir belgeye gerek duyulması durumunda, ulaşmak çok daha kolay, pratik ve hızlı olduğu için, insan kaynakları departmanı tarafından özlük dosyalarının dijital kopyaları kullanılmaktadır.

ÖZLÜK DOSYASINDA OLMASI GEREKENLER NELERDİR?

- Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi

- Çalışana ait ikametgah belgesi

- Çalışanın mezuniyet belgesi ya da aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi

- Vesikalık fotoğraf

- Sabıka kaydı

- Aile durumunu bildiren belge

- Nüfus kayıt örneği

- Askerlik durumunu bildiren belge

- Kan grubu kartı

- Sağlık raporu

- SGK işe giriş bildirgesi

- Hizmet sözleşmesi/ İş sözleşmesi